Gestão Escolar otimizada com recursos tecnológicos

A tecnologia da informação e comunicação já está integrada na educação a um certo tempo, pois ela auxilia o planejamento, o processo e a avaliação de toda a atividade escolar.

No entanto, no que tange a gestão escolar, a aplicação da tecnologia está se reformulando atualmente.

Na gestão escolar atual que está relacionada a novos procedimentos de ensino, 3 ações são extremamentes importantes:

• Organizar e facilitar processos
• Melhorar a comunicação com os atores escolares : Professores. alunos e pais
• Otimizar a gestão do tempo
• Maximizar resultados

Neste texto vamos conhecer os benefícios que a tecnologia pode trazer para a gestão escolar, desde a desburocratização, passando pelo aperfeiçoamento da instituição diante do mercado até a agilidade comunicacional.

Tipos de inovações tecnológicas para a gestão escolar

A tecnologia aplicada à gestão escolar se desdobra em várias frentes de atuação. Portanto, ela ajuda no desenvolvimento interno da escola como gerenciamento do RH e  do sistema acadêmico.

Por outro lado, ela ajuda no desenvolvimento externo como a captação de alunos, comunicação com os pais e sistemas gerenciadores de cobrança e inadimplência.

Agora vamos conhecer algumas áreas de atuação das ferramentas tecnológicas.

1- Captação de alunos

Na área de captação de alunos são utilizadas tecnologias de marketing digital ligadas a segmentação de público-alvo, otimização de campanhas publicitárias, escolher os canais de divulgação na internet e muitas outras.

Entre as estratégias de captação de alunos estão: 

• Marketing de conteúdo: Otimização de conteúdos de divulgação por meio das técnicas de SEO.
• Gestão de redes sociais: Adequar conteúdos a cada rede social, levando em conta a linguagem e os dias que são melhores para postar.
• E-mail marketing: Divulgação por meio de e -mail para criar engajamento dos clientes
• Planejamento de Inbound: Oferecer conteúdo de marketing específico para um público determinado.
• Gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM): estratégias de aproximação com o cliente.
• e muitas outras

2- Gerenciar recursos humanos

O sistema de recursos humanos é um software que combina diversos sistemas e processos voltados para o gerenciamento das seguintes funções.

• Armazenamento de dados de funcionários
• Gerenciamento de folha de pagamento
• Processo de recrutamento
• Práticas organizacionais
• Administração de benefícios
• Acompanhamento dos atendimentos por meio de registros
• Gestão de ponto
• e muitas outras funções

3- Sistema financeiro

Esta ferramenta tecnológica auxilia o gestor no acompanhamento das finanças da escola. para termos uma ideia das principais funções deste sistema, as principais funções são:

• Planejamento orçamentário
• Verificar contas a pagar
• Conexão com bancos e financeiras
• Planejamento de orçamentos
• Fluxo de caixa
• Gerenciar inadimplências
• Indicador de status financeiro

3- Sistema acadêmico

A gerência tecnológica em relação ao sistema acadêmico abrange várias informações que são relacionadas ao cotidiano escolar como: planos de aulas, prontuários dos alunos, faltas, notas, avaliações qualitativas, calendário de provas e outros informes.

Muitas das informações contidas no sistema acadêmico são confidenciais e pertencem ao setor administrativo. Contudo, este sistema pode se relacionar com o portal institucional onde os alunos e familiares responsáveis podem ter acesso, portanto, esta ferramenta contribui também para a comunicação entre escola, alunos e pais além de auxiliar a organização dos próprios alunos.

Como funciona a gestão escolar com recursos tecnológicos

Até aqui já vimos que existem muitos fatores implicados na organização de uma escola que podem ser gerenciados fazendo uso das tecnologias de informação e comunicação.

No entanto, sempre fica a dúvida se existe um só sistema para gerenciar todas as funções como as relacionadas a divulgação, processos acadêmicos, contratações até as aplicações financeiras de uma escola.

Porém, esse sistema existe e tem o nome de Sistema de Gestão Educacional (SGE) e agora vamos conhecer as suas principais características e seu funcionamento.

Primeiramente, o objetivo do SGE é organizar todas as áreas departamentais das instituições de ensino para que as finalidades da educação ocorram de maneira eficaz e eficiente.

No entanto este sistema tecnológico está baseado em 4 pilares principais de uma gestão escolar, que são:

• Gestão pedagógica: Sistema acadêmico
• Gestão administrativa: Sistema financeiro, de marketing, e de recursos humanos
• Gestão financeira: Aplicações, fluxo de caixa, planejamento financeiro etc.
• Gestão de eficiência: Análises e métricas de resultados

Basicamente a complexidade de uma gestão escolar se resume nesses quatro pilares e para ter sucesso em administrá-los é imprescindível os recursos do Sistema de gestão educacional.

Uma das principais vantagens desse recurso tecnológico e que se diferencia de uma gestão manual é que ele se integra aos demais bancos de dados da instituição.

Portanto, essa integração facilita o fornecimento de informações apoiando integralmente as funções de operação, gerenciamento e tomada de decisões ligadas a cada um dos pilares da gestão educacional.

Os pontos positivos desse tipo de gestão tecnológica são:

• Gestão padronizada
• Automação dos processos
• Visão elaborada das estatísticas
• Consulta rápida das informações

Com todos estes pontos positivos, a instituição pode lidar com o aumento do número de alunos e priorizar a educação.

Benefícios da gestão escolar informatizada

No tópico anterior já vimos alguns benefícios de uma gestão com uso das tecnologias da informação e comunicação. No entanto neste tópico vamos vislumbrar a quantidade e a especificidade desses benefícios. 

Entre os principais benefícios do SGE estão:

• Maior captação de alunos: Uma gestão pedagógica eficiente melhora a oferta de clientes.
• Diminuição da evasão escolar: Possibilitada pelo maior controle no acompanhamento dos alunos.
• Fidelização de clientes: Esta fidelização se dá por conta do atendimento personalizado.
• Menor nível de inadimplência: Por causa do aumento do controle financeiro.
• Melhoria na gestão financeira: Por causa da integração das informações.
• Aumento de produtividade da equipe educacional: Facilitada pela automação da gestão escolar por meio de relatórios e informatização de dados educacionais
• Otimização na tomada de decisão: Por causa da clareza e centralização dos resultados dos processos. 

Tipos de Sistemas de gestão educacional e de informação

Existem vários softwares direcionados a gestão educacional e também a informação educacional. neste texto vamos conhecer dois principais softwares utilizados em todo mundo.

1- Grade Link

Este sistema tem mais de 300 funções que estão integradas aos pilares da gestão escolar. Entre as suas principais funções estão: Montagem de calendários, envio de emails agendados, gráficos financeiros e pedagógicos

2- Classter

Sistema voltado para gerenciamento de informação e aprendizado escolar baseado em nuvens com dados de alunos, oferece vários módulos para escolas, instituições de ensino superior e academias particulares.

Possui ferramentas de integração com aplicativos e ferramentas de gerenciamento de calendários.

3- FeKara

Oferece um sistema de banco de dados escolar que é facilmente configurável para professores, pais e alunos.

Além disso, integra ferramentas de videoconferência para proporcionar experiências virtuais aos alunos. Outra vantagem desse software é que administradores e professores podem criar aulas, gerenciar planejamentos de aulas de dentro do aplicativo.

4- Gibbon

Este sistema possui código aberto e é baseado em nuvem com uma vasta gama de recursos.

Uma das principais vantagens é que as escolas podem utilizar o software como quiserem.

Em seu módulo principal este software oferece recursos como calendário, planejador, gerenciamento de notas, gerenciamento de biblioteca e frequência e rastreamento de comportamento.

Além disso, oferece recursos de avaliação para professores.

5- OpenEMIS

Este software é um sistema de informação e gestão educacional (SIGE). Este sistema foi implantado pela UNESCO baseado na iniciativa de ter um sistema aberto para todos os seus países membros.

Os serviços deste grande grupo contemplam a implantação, treinamento, consultoria, certificação e suporte. Este sistema de informação e gestão (SIGE) é mais complexo que os sistemas de gestão educacional (SGE) e por isso estrutura seus módulos em 3 grupos de atividades: Gerenciar, coletar e analisar.

No entanto, cada grupo se abre em uma outra diversidade de módulos e programas que se interligam.

Conclusão 

Neste texto vimos de maneira panorâmica como uma gestão educacional é otimizada quando é auxiliada por ferramentas tecnológicas. 

Portanto, atualmente é impossível gerenciar uma instituição de ensino por meios manuais e não digitalizados.

Este fato se justifica porque vivemos em um mundo em que os processos de ações humanas e de informação se tornaram muito rápidos por causa do acesso das pessoas a informações, cursos, compras, aplicações financeiras e outros.

Portanto, para quem quer se aperfeiçoar na gestão educacional é imprescindível saber das ferramentas tecnológicas que auxiliam e envolvem os processos de gestão educacional.